Frais professionnels : quelle prise en charge ?
E.C.A.I répond ci-dessous à une question qui revient souvent : celle de la prise en charges des frais professionnels, en s'appuyant sur ses 30 années d'expérience.
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A) Frais de voyage et de déplacement
1) Principes de déduction
L'administration admet la déductibilité des frais de voyage et de déplacement si :
- ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles ;
- ils sont assortis de justificatifs suffisants ;
Rejets possibles : Bien qu'apparemment engagés dans l'intérêt de l'exploitation, ils sont d'un montant manifestement disproportionné.
Indications :
- Les frais doivent être exposés dans l'intérêt de l'activité.
- Ils peuvent être réintégrés s'ils sont excessifs et sans intérêt direct pour l'entreprise.
- Une hausse non justifiée par les bénéfices peut entraîner une réintégration.
Lien entre les dépenses effectuées et l'activité de l'entreprise
Quelques exemples récurrents
- Voyage sans rapport avec l'activité : non déductible.
- Frais de transport sans justificatif : non déductible.
- Trajets domicile-travail : non déductibles.
- Voyage professionnel du PDG : déductible si justifié.
Indication : Une ventilation entre frais personnels et professionnels est nécessaire.
Justification des frais
Les frais doivent être appuyés par des justificatifs. Les frais globaux ou forfaitaires sont rejetés sauf pour l'estimation des frais kilométriques.
- Ancienneté ou discrétion commerciale ne suffisent pas.
Inscription sur le relevé des frais généraux
Les entreprises doivent fournir le relevé des frais supérieurs à 15 000 € pour les personnes les mieux rémunérées.
2) Solutions particulières
Déplacements professionnels
Les frais liés aux véhicules doivent être déclarés. Les avantages en nature aussi.
Véhicules personnels
Une quote-part des frais est déductible en fonction des kilomètres professionnels. La preuve doit être apportée.
Voyages de stimulation
Les séminaires à but touristique ne sont pas déductibles sauf si la performance des participants est prise en compte.
B) Frais de réception et de représentation
1. Conditions générales de déduction
Les frais doivent être professionnels et justifiés. Les activités personnelles ne sont pas admises.
- Chasse, résidences de plaisance, yachts : non déductibles.
Intérêt de l'entreprise
Les frais familiaux ou liés à des biens personnels du dirigeant ne sont pas déductibles sauf si intérêt démontré.
Justification des frais
Les pièces justificatives doivent comporter date et objet. Une globalisation sans justificatif entraîne un rejet.
2. Solutions particulières
Repas d'affaires
Ils sont déductibles s'ils sont liés à l'exploitation, justifiés, et proportionnés à l'activité.
